Jumat, 30 November 2012

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia


1. Konsep Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Pengelolaan sumber daya manusia dalam istilah lain sering disebut: “personal management”; personal administration”; resources administration”. (Umi Sukamti, 1989:4). Beberapa istilah tersebut dalam bidang pendidikan merupakan salah satu substansi dari manajemen pendidikan. Untuk memperjelas konsep pengelolaan sumber daya manusia, perlu kiranya penulis menampilkan beberapa pandangan dari para pakar sebagai berikut. Edwin B. Flippo (1984) menyatakan bahwa pengelolaan sumber daya manusia merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian dari pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan maksud untuk mencapai tujuan atau sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat.

2.  Pengertian
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah  bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Fungsi Sumber Daya Manusia
Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama :
• Perekrutan dan Penerimaan.( recruitment and hiring).
• Pendidikan dan Pelatihan.
• Manajemen Data.
• Penhentian dan Administrasi Tunjangan.
Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/HRIS meliputi tiga subsistem input :
1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.
2. Penelitian Sumber Daya Manusia.
Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh
- Penelitian Suksesi (succession study).
- Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation).
- Penelitian keluhan (grievance studies)
 3.  Inteligen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
- Inteligen Pemerintah
- Inteligen Pemasok
- Inteligen Serikat Pekerja
- Inteligen Masyarakat global
- Inteligen masyarakat Keuangan
- Inteligen Pesaing
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
Model HRIS meliputi enam subsistem output yaitu :
• Subsistem Perencanaan Kerja.
• Subsistem Perekrutan
• Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.
• Subsistem Tunjangan.
• Subsistem Benefit.
• Subsistem Pelapor Lingkungan.

Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :
a.Fungsi Masukan,
b.Fungsi Pemrosesan,
c.Fungsi Keluaran.

   Secara singkat komponen fungsional utama dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Fungsi Masukan
            Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer).

b.Fungsi Pemrosesan
            Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
c.Fungsi Keluaran
            Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.


Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah
sebagai berikut :

1.      Blangko-blangko lamaran
            Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia

2. Evaluasi-evaluasi penting
            Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuatkeputusan-keputusan perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi

3. Maklumat-maklumat perubahan personalia
            Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.

4. Tindakan-tindakan pendisiplinan
            Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.

5. Daftar gaji
            Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.
 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.
Komponen Sumber Daya Manusia (SDM) dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Subsistem Input
Kombinasi standar dari pengolahan data,  penelitian, dan intelejen.
Subsistem ini terdiri dari :
 a.       Sistem Informasi Data Personil
 b.      Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sehingga database 
          berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil yang berupa non keuntungan relatif 
          lebih  permanen seperti : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah
          tanggungan.
 c.      Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia
          Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :
          penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.
 d.      Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia
Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM) dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja, masyarakat global, dan sebagainya.

2.      Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :
a.   Isi Database
     Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat pendidikan, dan lain-lain.
   Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.

b. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
             Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.
c. Perangkat Lunak Manajemen Database
             Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.

3. Subsistem Output
     Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil perusahaan, yang meliputi :

a. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
             Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang sepertipembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, analisis atau evaluasi jabatan.

b. Subsistem Perekutan
             Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran pelamaran dan pencarian internal.

c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
            Meliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi, realokasi, keahlian atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.

d. Subsistem Kompesasi
   Mendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa terhadap apa yang telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi peningkatanpenghargaan, gaji, kompesasi eksekutif, intensif bonus kehadiran.

e. Subsistem benefit
            Subsistem benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorang karyawan dan masa kerjanya.
MODEL MERANCANG SISTEM INFORMASI SDM
 

 Contoh-contoh dalam berbagai bidang
 1. Informatika. Kemajuan teknologi komputer dan informasi, faktanya juga membuat dunia kejahatan makin canggih. Praktek-praktek pencurian melalui jaringan computer dan internet, seperti pembobolan bank, penipuan transaksi dagang via internet, bahkan pembocoran rahasia sebuah institusi atau negara, juga makin sering terjadi.
Kemajuan teknologi komputer dan informasi ini, juga memungkinkan seseorang bisa dirusak kehidupan pribadinya dengan cara penyebarluasan informasi yang tidak benar dan gambar yang direkayasa menggunakan computer dan disebarkan melalui internet. Di beberapa tempat, adanya internet ternyata juga punya dampak negatif bagi banyak orang muda yang dengan mudah mengakses situs pornografi dan informasi yang provokatif dan menghasut dari kelompok-kelompok tertentu. Dan yang terburuk, terbukanya keran informasi akibat majunya teknologi komputer dan informasi ini, membuat mereka yang tak siap menjadi bingung menyikapinya.

2. Persenjataan. Persenjataan yang canggih juga memiliki dampak negatif. Akibat yang ditimbulkan senjata modern dan canggih, bisa lebih menimbulakn kerusakan dan kerugian yang lebih besar atau korban yang jauh lebih banyak jumlahnya ketimbang senjata konvensional, juga karena dengan itu korban yang dibunuh dapat lebih banyak daripada perang tradisional. Senjata modern dan canggih juga bisa membuat beberapa negara merasa sangat kuat dan ingin menguasai atau memaksakan kehendak pada negara lain. Senjata modern dengan efek penghancur yang dahsyat, seperti senjata dengan uranium dan nuklir, bisa memicu persaingan dan pada tingkat tertentu juga bisa menyulut pecahnya perang. Dewasa ini bahkan banyak riset yang dilakukan untuk menciptakan senjata modern dan canggih dengan daya penghancur luar biasa. Para ahli yang melakukan riset penciptaan senjata itu, tentu juga berpikir untuk menguji senjata hasil buatan mereka. Ini jelas bisa menjadi ancaman. Dalam situasi normal dan tenang, mereka memang akan melakukan pengujian di darah aman dan tanpa penghuni. Tapi siapa yang bisa menjamin bahwa mereka tak pernah berkeinginan untuk menguji senjata mereka dalam kondisi sebenarnya, yakni menjadi mesin perang untuk menghancurkan suatu Negara yang dihuni jutaan manusia.

Sebenarnya kita dapat bertanya, mengapa mereka membuat persenjataan yang makin canggih? Mengapa tidak membuat peralatan yang lebih berguna bagi kesejahteraan manusia?

3. Biologi. Teknologi rekayasa di bidang biologi juga mengalami kemajuan yang sangat pesat. Dengan teknologi ini, kalangan ahli biologi kini mampu mengembangkan apa yang disebut sebagai cloning yang bisa diterapkan pada tumbuhan, hewan, dan sangat mungkin juga pada manusia. Dengan rekayasa cloning ini, para ahli memang dapat menciptakan mahluk baru tanpa melalui pembiakan sebagaimana lazimnya. Termasuk dalam menciptakan organ manusia yang diperlukan untuk memperbaiki atau memperbarui organ yang rusak. Namun masalahnya tentu akan lain, juka praktek cloning itu dilakukan untuk menciptakan manusia baru. Keinginan untuk menciptakan manusia tanpa melalui perkawinan seperti ini, bahkan sudah memicu munculnya pro-kontra diantara para ahli yang mendukung dan yang menentangnya. Bila tidak disikapi secara kritis, praktek cloning manusia itu, bisa melahirkan dampak negatif dalam kehidupan manusia sendiri.

Dampak terburuk yang bisa terjadi bila praktek cloning manusia itu dibiarkan adalah kemungkinan hilangnya kesadaran bahwa mereka adalah mahluk ciptaan Tuhan. Kenyataan bahwa mereka bisa menciptakan segalanya dengan cloning, bisa jadi justru akan membuat mereka melupakan Sang Pencipta sendiri. Dampak lainnya adalah kemungkinan munculnya sikap superioritas perempuan yang tidak akan membutuhkan laki-laki, karena dapat mencipta manusia sendiri dari dirinya. Hal ini akan mengganggu keseimbangan relasi manusia laki-laki dan perempuan yang diciptakan Tuhan untuk saling membantu dalam suatu perkawinan. Maka tata kehidupan baru akan bergolak.

4. Lingkungan hidup. Dari banyak pengalaman, kerusakan lingkungan akibat pembangunan industri masih terus terjadi. Sistem pengelolaan limbah industri yang tidak ditata secara tepat dan baik, menyebabkan lingkungan bukan hanya kotor, tapi juga tercemar. Asap dari industri dan juga transportasi juga menyebabkan polusi udara yang mengakibatkan terjadinya penipisan lapisan ozon dan terjadinya pemanasan global.

Pengambilan sumber alam secara besar-besaran menggunakan perangkat berteknologi canggih, melahirkan ancaman tidak tersedianya sumber alam bagi generasi mendatang. Penebangan hutan secara besar-besaran yang dilakukan tanpa memperhitungkan akibatnya, menyebabkan terjadinya penggundulan hutan yang juga mendorong makin meningkatnya suhu udara di muka bumi ini. Pembangunan reactor nuklir di tempat yang tidak tepat dan tidak secara teliti direncanakan telah ikut merusak lingkungan dan mengancam kelangsungan hidup banyak orang.
Dari sini tampak bahwa perkembangan teknologi di bidang industri pun perlu memperhatikan pengaturan terhadap lingkungan hidup manusia. Dalam lingkungan tertentu penggunaan teknologi canggih oleh kelompok masyarakat tertentu, juga bisa berakibat kelompok masyarakat yang lain terkalahkan dalam persaingan. Lihat bagaimana penggunaan pukat harimau oleh perusahaan besar telah menyingkirkan dan mematikan nelayan-nelayan tradisional. Akibatnya penduduk tidak dapat hidup layak lagi. Maka terjadi ketidakadilan yang berakibat menyengsarakan orang kecil.

5. Medis. Kemajuan teknologi kedokteran sangat pesat, banyak peralatan medis yang mutakhir ditemukan. Kecuali dampak yang positif, sudah tampak bahwa peralatan yang modern itu juga membawa dampak negatif. Beberapa rumah sakit yang mempunyai peralatan itu, sering secara mudah menganjurkan pasien, termasuk yang secara ekonomi tak mampu, untuk menjalani diagnosa dengan alat itu meski sebenarnya tidak perlu. Akibatnya mereka harus membayar mahal. Bahkan ada beberapa dokter “memaksakan” tindakan operasi dengan menggunakan peralatan yang canggih, hanya demi mengembalikan investasi pembelian peralatan tersebut. Jadi tindakan yang dilakukan terhadap pasien, tidak lagi didasarkan pada pertimbangan untuk membantu pasien, tapi justru pada alatnya.

Dari beberapa contoh di atas menjadi jelas bahwa kecuali dampak positif dari kemajuan sains dan teknologi, juga terdapat banyak dampak negatifnya. Maka kiranya diperlukan suatu aturan main, suatu pembatasan, suatu arah bagi perkembangan teknologi, terutama dalam penggunaan hasil teknologi.


Sumber : Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajemen.PT Prenhallindo, Jakarta: 523-543.
Fathul Wahid. (2004). METODOLOGI PENELITIAN SISTEM INFORMASI: Source: journal.uii.ac.id
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi
http://dewin221106.blogspot.com/2010/05/dampak-negatif-sistem-informasi.html
http://kaltarabloggers.aimoo.com/Category/Topic-1-1221860.htmlhttp://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia

Tidak ada komentar:

Posting Komentar