Kamis, 29 November 2012

Sistem Informasi (Manajemen) Personalia

1. Pengertian Sistem Informasi Personalia
Sistem Informasi Personalia adalah suatu sistem yang mengolah data kepegawaian di sebuah perusahaan. Komplek atau tidaknya sistem informasi personalia tergantung dari beberapa hal diantaranya:
- Jumlah karyawan pada suatu perusahaan
- Struktur organisasi dari perusahaan (Contoh Struktur Organisasi untuk aplikasi SIP)
- Modul yang di akan digunakan dalam sistem informasi personalia yang akan dikembangkan

Manajemen Personalia
•    Aktifitas :
      o    Perencanaan SDM
      o    Koordinasi SDM
      o    Pengendalian SDM
•    Sistim Informasi :
      o    Rekruting
      o    Pelatihan
      o    Kompensasi
•    Fungsi manajemen personalia adalah fungsi yang bersifat desentralisasi
•    Divisi personalia -> Manpower Planning
                    kebutuhan Tenaga Kerja:
                      1. Keterampilan
                      2. Tingkat Pendidikan
                      3. Pengalaman
Struktur Organisasi Personalia

•    Eksekutif personalia bertanggung jawab atas pengelolaan berbagai fungsi staf personalia.
•    Rencana tenaga kerja merupakan dasar yang dapat dijadikan basis perencanaan dan pengendalian
     berbagai kegiatan tenaga kerja serta pendidikan dan pelatihan.

2. Informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif puncak personalia :
•    Informasi kuantitatif
      o    Jumlah Karyawan dengan perincian tertentu
      o    Jam kerja
      o    Efisiensi tenaga kerja
      o    dll
•    Informasi kualitatif
      o    Moral karyawan
      o    Motivasi
      o    Kemampuan inovasi

3. Contoh-Contoh Kegiatan Personalia Dalam Berbagai Bidang



Divisi Pendidikan & Pelatihan
•    Kegiatan pengembangan keterampilan karyawan
•    Yang perlu diperhatikan :
      o    Perencanaan dan pengaturan program pelatihan
      o    Pengembangan bahan-bahan pelatihan
      o    Pemilihan peserta, traning, lokasi pelatihan
      o    Evaluasi hasil-hasil pelatihan
Divisi Tenaga Kerja
•    Pengembangan spesifikasi tugas, rekruitment karyawan (test & wawancara), pengelolaan arsip 
      pelamar kerja
•    Informasi yang dibutuhkan :
      o    Inforasi Internal (kebutuhan TK)
      o    Informasi Eksternal (sumber TK)
Divisi Kesejateraan dan Keselamatan Kerja
•    Bertanggungjawab atas kesehatan dan terpenuhinya standar keamanan kerja dalam perusahaan
•    Kesehatan :   
      o    Catatan Medis
      o    Pengujian fisik
      o    Layanan kesehatan
      o    Dll

4. Peran Pimpinan Unit dalam Fungsi Personalia
•    Memotivasi Karyawan
•    Pemberdayaan Karyawan
•    Informasi yang dibutuhkan :
      o    produktifitas,
      o    motivasi,
      o    tingkat absensi yang terjadi. 
Informasi Untuk Fungsi Personalia
•    Sistem Informasi Akuntansi
      o    Gaji & Upah
•    Jajaran departemen personalia atau sumberdaya manusia,
      o    File data Personaliaa
•    Dua input penting yang digunakan dalam penyusunan informasi gaji dan upah :
      o    Kartu jam kerja pabrik
      o    Kartu absensi karyawan
•    Kartu Jam Kerja Pabrik
    Adalah kartu yang digunakan untuk mencatat distribusi  jam kerja yang dijalani oleh masing-masing karyawan pabrik.
Bentuk kartu jam kerja :
1.    Kartu jam kerja per periode upah
2.    Kartu jam kerja harian
3.    Kartu jam kerja per unit, dari
4.    Gang sheet
•    Kartu absensi karyawan
    Merupakan kartu yang digunakan untuk masing-masing karyawan guna mencatat saat masuk dan keluar tempat kerja.
•    Input lain yang diperlukan oleh sistem informasi akuntansi gaji dan upah adalah input untuk penambahan, pengurangan serta penyesuaian berbagai catatan gaji dan upah karyawan.
•    Perhitungan gaji dan upah serta uang atau cek gaji dan upah.
•    Selain itu sistem informasi akuntansi seringkali diwajibkan untuk menyusun berbagai laporan untuk kepentingan pemerintah.
•    Jenis penyesuaian yang perlu dilakukan antara lain adalah:
      o    Perubahan tarif gaji dan upah
      o    Perubahan alamat
      o    Perpindahan karyawan antar unit organisasi
      o    Perubahan dalam potongan pajak
      o    Perubahan dalam peraturan-peraturan pemotongan gaji dan upah serta
      o    Perubahan lain-lainnya yang biasanya sangat bervariasi

Informasi dari jajaran personalia
•    File data personalia:
    memuat catatan lengkap mengenai setiap karyawan perusahaan.
      o    Karakteristik fisik karyawan
      o    Informasi gaji dasar
      o    Evaluasi kuantitatif dan kualitatif pengalamannya dimasa lalu
      o    Keterangan kesehatan dan riwayat medis karyawan
      o    Hasil berbagai tes mengenai kemampuan dan sikap dan lain-lainnya
•    File data  tersebut dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan :
      o    Penempatan pada posisi tertentu
      o    Kenaikan pangkat dan jabatan
      o    Penetapan program pelatihan yang diperlukan
•    Informasi lain yang dikembangkan oleh jajaaran personalia anatara lain adalah:
      o    Spesifikasi kerja yang merinci program pelatihan dan pengalaman yang diperlukan untuk
             menjelaskan setiap pekerjaan dalam organisasi
      o    Statistik keamanan dan kecelakaan kerja
      o    Prakiraan kebutuhan tenaga kerja menurut kategori pekerjaan dalam organisasi dan
      o    Catatan stastistik mengenai program pelatihan, layanan kesehatan lembaga kredit karyawan
            serta layanan lainnya untuk karayawan. 

Sumber-Sumber :
T. Hani Handoko,2008,Manajemen Personalia & Sumberdaya Manusia (Edisi 2)

Tidak ada komentar:

Posting Komentar